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Organiser un événement

Dernière mise à jour : 1 août 2023

L’organisation d’un événement est généralement une tâche qui s’étend sur des semaines (voire des mois) et nécessite la pleine implication des responsables. Que nous soyons habitués ou non à développer des événements, l’important est de se référencer à un plan d’action qui assure que tous les aspects du projet événementiel soient couverts.

C’est pourquoi vous trouverez une feuille de route afin de faire de vos événements un succès. Cet article vous fournit également des conseils et un fichier téléchargeable pour suivre l’avancement de votre projet.

Organiser un événement

Comment faire un rétroplanning ?

Un rétroplanning est un outil essentiel pour gérer l’avancement des projets et des événements du début à la fin. Il nous aide à mieux gérer notre temps et à visualiser nos projets sous la forme d’une chronologie mettant en évidence les différentes étapes du processus.


Le rétroplanning consiste à répertorier les différentes tâches nécessaires à la réalisation d’un projet et à limiter le temps nécessaire à leur réalisation.

Ce processus contient une liste de tâches et de sous-tâches nécessaires pour donner vie au projet. Ils doivent également être classés chronologiquement du plus urgent au plus récent. Mais ce n’est pas tout, chaque tâche a également besoin d’un ou plusieurs responsables et d’un statut (à faire, en cours, terminer). Mon petit conseil, vous pouvez utiliser la « mise en forme conditionnelle » sur Excel pour assigner une couleur à un statut par exemple : à faire = rouge, en cours = jaune et terminé = vert).


Pour mieux visualiser l’ordre des différentes missions sur le calendrier, la rétro planification est généralement basée sur le diagramme de Gantt, qui est largement utilisé dans la planification et la gestion de projet. Ce processus permet entre autres de distinguer les dates de début et de fin de chaque tâche et comment elles sont liées les unes aux autres.


Où, quand, comment et pourquoi ?

La première étape de tout projet événementiel est de poser les bases. Cette étape doit être effectuée entre 3 à 6 mois avant votre événement. Il est important de réfléchir aux considérations de base pour assurer une forte participation à l’événement.

À quoi sert votre événement ? Quel message souhaitez-vous faire passer ? Ces questions sont au cœur de votre événement. D’autres interrogations viennent s’enraciner autour de celles-ci à commencer par le concept de votre événement.

  • Définir l'objectif

Les objectifs vont vous vous permettre de :

  • Savoir où vous en êtes

  • Savoir dans quelle direction vous allez

  • Faire des comptes rendus

Pour vous aider à vous orienter, vous pouvez dresser une liste des objectifs stratégiques qui affectent votre entreprise (ventes, revenues, absentéisme, etc.). Ensuite, lister les objectifs opérationnels liés directement à l’événement (nombre de participants, nombre d’interactions sur les réseaux sociaux, etc.). Il faut garder en tête que ce sont les objectifs opérationnels qui servent les objectifs stratégiques.

Pour définir vos objectifs, utilisez la méthode SMART, en effet vos objectifs doivent être clairs, compréhensibles et précis.

  • Choisir la date

La date va dépendre du type d’événement (soirée annuelle, anniversaire d’entreprise, lancement de produit, etc.) et des considérations organisationnelles à l’interne (charge de travail…).

Les jours en semaine sont plus idéaux aux événements d’entreprise, les week-ends sont réservés à la famille.

  • Estimer le nombre d'invités

Estimer le nombre de convives vous aidera pour vos devis avec vos fournisseurs, mais également, sélectionner un lieu adéquat.

  • Définir un concept

Il est primordial que le concept reste en lien avec l’objectif de l’entreprise.

Posez-vous la question de comment faire passer le bon message ?

  • Déterminer un budget préliminaire

Il est préférable de se baser sur une enveloppe budgétaire existante à la suite d’un ancien événement.

  • Déterminer le public ciblé

À qui s’adresse cet événement ? Collaborateurs ? Clients ? Partenaires ? Presse ?

  • Établir et vérifier la disponiblité du lieu

Quelques mois avant l’événement, choisissez votre lieu. Le concept de la soirée est construit en fonction de votre lieu, selon les contraintes et les possibilités que celui-ci peut vous offrir. Lors de vos visites, il est plus qu’important de prendre des photos des lieux, cela vous permettra :

  • De créer un dossier pour chaque lieu visité pour vos futurs événements

  • Prévoir les emplacements optimaux pour les activités.

Pour le choix de votre lieu, n’oubliez pas de poser les questions suivantes :

  • Est-ce facile d’accès pour les convives ?

  • Est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?

  • Est-ce qu’il y a un vestiaire ?

  • Le système de son est-il bon pour votre événement ?

Concernant l’alcool, si vous avez la charge de cette partie, il vous sera demandé un permis de réunion RACJ, son délai d’obtention est d’environ 14 jours. Si le traiteur se charge de l’alcool, vous pouvez lui demander son permis de réunion RACJ.

  • Analyse des besoins et de la logistique

Quelques mois à quelques semaines avant l’événement, tous les départements concernés par cet événement ainsi que les fournisseurs deviennent votre priorité.

Maintenant que vous connaissez vos besoins spécifiques, vous devrez vous rapprocher des traiteurs, animateurs, etc. pour avoir plus d’informations sur leurs services et leur demander des soumissions. Pour cela :

  • Définissez le contenu exact de chacune des activités

  • Sélectionnez vos fournisseurs, pour cela n’hésitez pas à demander plusieurs soumissions.

  • Dressez une liste des tâches à la suite des discussions avec les fournisseurs.

  • Envoyez un brief descriptif de l’événement, des attentes, de la date et du lieu à votre fournisseur

  • Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques

  • Envoyer les invitations et prévoir des rappels

Les questions à ne pas oublier pour son lieu

  • Quelle est la capacité de la salle ?

  • À quelle heure l’accès est-il possible pour installer ?

  • Le lieu est-il exclusif à notre événement ?

  • Le wifi est-il disponible ?

  • Est-ce qu’il y a des multiprises à disposition ?

  • Quel est le matériel à disposition (Micro, sono, écran…)

  • Est-ce qu’il y a un vestiaire ?

  • Est-ce qu’il y a un service de restauration sur place ?

  • Est-ce qu’il y a des fournisseurs obligatoires ?

  • Y a-t-il des espaces à disposition pour le traiteur ?

  • Quel est le matériel à disposition pour le traiteur (frigo…)

  • Y a-t-il des restrictions particulières ?

  • Peut-on faire une signalétique directionnelle ?

  • Est-ce qu’il y a un parking à disposition ?

  • Comment y accéder par les transports en commun ?

  • Est-ce qu’il y a un service de nettoyage des lieux ?

  • Qui est la personne à contacter pendant la soirée en cas de problème ?

  • Est-ce qu’il y a un agent de sécurité ?

  • Besoin de signalétique pour les toilettes ?

  • Besoin d’une extension pour la sonorisation ?

Derniers ajustements

Quelques semaines avant l’événement, tous les détails spécifiques à votre événement doivent être connus, réglés et écrits sur un document. Les tâches à faire sont

  • Finalisées les contrats avec les fournisseurs.Vérifier les heures d’arrivée de vos fournisseurs, pour éviter d’avoir une arrivée massive

  • Créer un cahier des charges pour avoir les détails de l’événement à un seul et même endroit

  • Créer le planning précis du jour J

  • Brief des équipes, cette rencontre se fait sur le lieu de l’événement, cela peut permettre de régler certains détails oubliés ou certaines questions techniques.


Anticiper les problèmes

Il ne faut pas penser que toutes les informations ont été comprises par l’ensemble des fournisseurs, alors n’hésitez pas à vérifier et revérifier avec eux. Pour cela vous pouvez :

  • Organiser une réunion avec les équipes pour revoir chaque détail

  • Vérifier les horaires de livraison et si l’adresse est bien comprise auprès de vos fournisseurs.

  • Vérifier à nouveau l’horaire à laquelle vous pouvez arriver sur le lieu

  • Prévoir des numéros de taxi ou des nuits à l’hôtel (pour la responsabilité, l’équipe organisatrice doit offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer chez eux lorsqu’il y a présence d’alcool)

Le jour J

Mettre en place la signalétique ci besoin :

  • Entrée

  • Salle principale

  • Sortie d’urgence

  • Toilettes

  • Vestiaire

  • Zone fumeurs

Organiser la disposition et la décoration de la salle

Créer votre ambiance avec les éclairages et la musique

Accueillir les prestataires et fournisseurs

Vérifier l’équipement technique :

  • Micro

  • Système son

  • Projecteur

  • Spots

  • Système informatique

Mettre en place les boissons et amuse-bouche de bienvenue

Accueillir les invités

Prendre des photos et encourager le partage

S’assurer que tout le monde peut rentrer chez lui sain et sauf


Feed-back de l'événement

Faites le bilan de votre événement quelques jours suivant celui-ci. Pour cela, il faut tout d’abord faire une analyse de l’ensemble de votre projet. Créer un rapport incluant une courte description de votre événement, les éléments offerts ainsi que leurs résultats, mais aussi les forces et faiblesses de la soirée et de l’organisation de celle-ci. Vous pourrez à la fin de cette analyse rédiger des recommandations qui vous serviront pour votre prochain événement.

Ce bilan peut aussi servir d’appui pour une rencontre avec les membres de la direction qui souhaiteraient discuter de l’événement et avoir d’autres recommandations à vous faire.

C’est aussi l’occasion de remercier les intervenants qui ont aidé dans le succès de la soirée en vous aidant du suivi de la facturation avec vos fournisseurs.


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